عنوان مقاله : 10 خطاي نگارشي در نامه نگاري هاي تجاري

نويسنده : حمد رضا نوروزي

گرد آوری و تنظیم : مانوئل ا.



1) فقدان يا كمبود وضوح و شفافيت هدف اولين خطا زماني اتفاق مي افتد كه شما هنوز شروع به نگارش نكرده ايد .

اكثر مردم وقتي شروع به نوشتن مي كنند؛ حتي از خودشان اين سوال را نمي كنند كه واقعا" چه مي خواهم بگويم؟ يا به چه كسي مي خواهم نامه بنويسم ؟ اگر شما هدف شفافي نداشته باشيد خواننده ي تان را گمراه خواهيد كرد و او نمي تواند منظورتان را از متن بفهمد .


2)نداشتن برنامه و طرح طرح وبرنامه يكي از اجزاي قطعي يك نگارش است.

اگر شما طرح هايتان را به همان ترتيبي كه در ذهن داريد بياوريد؛ نوشته ي تان نامربوط خواهد بود . هر چه سازماندهي متنتان بهتر باشد؛ به همان ترتيب خواننده ي تان بهتر موضوع را درك خواهد كرد . 


3)نداشتن پيوستگي و يكپارچگي خيلي مهم است كه به خواننده بفهمانيد كه از چه مسيري پيروي مي كنيد.

اساسا" هر چه قدر بهتربتوانيد جملات را به همديگر ربط وپيوند دهيد؛ به همان مقدار خواننده شما آسانتر ايده را پيروي خواهد كرد . توجه : استفاده از حرف ربط و عبارتهاي ربط دهنده باعث همراهي هر چه بيشتر خواننده به شما مي شود .

4)استفاده از جملات غير شفاف و نا واضح در فرهنگ تجارت،بيشتر به اختصار ارزش قايل اند؛ پس استفاده از لغات بيشتر از حد معمول ضروري ؛

باعث ايجاد كسالت در خواننده خواهد بود.نگارش شفاف و مختصر؛ شانس جذب خواننده براي متن تان را افزايش خواهد داد و مردم علاقه دارند متنهاي كوتاه و مختصر و مفيد را بخوانند؛ و از گروه كلمات بي مورد لذت نمي برند . پس سعي كنيد؛ كوتاه ، مختصر و مفيد و شفاف بنويسيد . 


5)سبك نامناسب انتخاب سبك نگارشي شما متكي به هدف شما از نگارش وارتباط با خواننده دارد .اگر ميزان رسمي بودن خود با خواننده را ندانيد؛

يعني اينكه تا چه حدي با خواننده رسمي شويد؛ دچار ريسك خواهيد شد .پس از يك سبك مناسب استفاده كنيد . و همچنين وقتي هدفتان را از نگارش انتخاب كرديد؛ حتما" ميانه روي را پيشه كنيد سعي كنيد ميزان و نوع لغاتي كه مي خواهيد در نامه استفاده كنيد؛بدانيد. و از لغات خيلي سخت ويا خيلي ساده استفاده نكنيد.


6)آهنگ نامناسب آهنگ مناسب با خواننده داشتن؛ يكي از رموز نگارش است .

سعي كنيد با خواننده با تن و آهنگ خوب صحبت كنيد و لهن خشن نداشته باشيد. آهنگ ملايم شانس ،داشتن نتيجه ي خوب را بالا خواهد برد .

7)گرامر غلط داشتن اشتباه گرامري سبب خواهد شد كه مفهوم نگارش شما تيره شود وباعث درك غلط و اشتباه و سو‍‍‍ء تفاهم شود .

ارائه دليل و مدارك ؛ كه ممكن است در پيوست باشد باعث ميشود كه خطاها و اشتباهات مشتق شده از گرامر؛ كاهش يابد ولي همواره اين نكته صادق است كه " داشتن متن بدون غلط گرامري يكي از ابزارهاي ارتباط تجاري خوب است."

8) علايم سجاوندي غلط عدم توجه به علايم سجاوندي سبب مي شود كه خواندن متن شما دشوارشود . حتي به درك غلط نيز مي تواند منجر شود .

علايم سجاوندي ناحيه اي است كه گويندگان بومي و غير بومي به اشتباه مي افتند اما يك سري قواعدي است كه به شما در نگارش مناسب كمك خواهد كرد كه منظورتان را بهتر منتقل كنيد .


9)طرح بندي ضعيف نداشتن فاصله، حاشيه يا فاصله دادن هاي زياد؛ عواملي هستند كه باعث مي شوند متن نامه ي تان نا مناسب به نظررسد . اينكه سعي كنيد نامه شما خيلي خوب و جالب به نظر برسد و طرح بندي مناسبي داشته باشد زيرا باعث مي شود ؛ شانس شما در جذب خواننده افزايش يابد .


10)عبارات غير استاندارد يك سري عبارتهاي استاندارد درنگارش نامه انگليسي وجود دارد كه براي بهتر نويسي از آنها بايد استفاده شود . در غير اينصورت شما به عنوان يك فرد آماتور و غير حرفه اي مطرح خواهيد شد. مثلا"وقتي قرار است طرف مخاطب شما يك خانم باشد .هرگز ازعبارات Dear Miss. يا Dear Mrs. يا Dear Madam. استفاده نكنيد.


منابع و ماخذ:

1.Common errors in English by ND .Torton Long man press. 2004

2.Acourse in letter writing for Iranian student by Mrs.S.Moridi. 2002

3.English writing courses by Susan Ward .2006 4.Classic mistakes in writing English letters. by Susan Ward .2006 *