مرجع مهندسی صنایع

عنوان مقاله : درايت در فناوري اطلاعات

نویسنده : محمد رضا اسمعيلي گيوي ( مترجم )

نویسنده :  ويل پيتر و ..

چکیده

اگرچه اكنون مديريت سبد دارايي (IT (IT PORTFOLIO يكي از بهترين اقدامات محسوب مي‌شود، اما با اين حال بسياري از شركت‌ها هنوز بازدهي كمتر از پتانسيل واقعي خود از سرمايه گذاري IT به دست مي آورند. مطالعات اخير نشان مي دهد مقدار قابل توجهي ارزش افزوده مي تواند به وسيله اجراي مجموعه اي از فعاليتها و فراگردهاي به هم پيوسته كسب و كار كه روي هم رفته «درايت IT» ناميده مي شود، به دست آيد.




درباره تحقيق

اين مقاله حاصل 5 سال مطالعه روي مديران IT و مديران ارشد اطلاعات (CIO 147 ) شركت آمريكايي است كه با بحث و تبادل نظر با مديران IT سازمانهاي بزرگ آمريكايي ، اروپايي و آسياسي تكميل شد. داده ها به شكل شخصي و با تلفن توسط شركت تحقيقاتي «هرت- هنكس» از سال 2001 تا 2003 جمع‌آوري شدند. براي درك بهتر نقش و تاثير درايت IT ، مصاحبه ها و بحثهايي با مديران ارشد اطلاعاتي و ديگر مديران ارشد از سال 2003 تا 2005 ترتيب داده شد. داده هاي مربوط به سبد دارايي IT از 640 شركت در سال 2005 جمع آوري شد.

مجموع كل سرمايه گذاري IT شامل تمام هزينه هاي متمركز و غير متمركز IT (چه تأمين از داخل و يا خارج) به علاوه هزينه تمام كاركنان و مديراني كه مشغول خدمات IT هستند مي شود. جامعه آماري متشكل از 58 درصد سازمانهاي توليدي و 42 درصد شركتهاي خدماتي مي شود كه در ليست نشريه فرچون آمده اند. تمام نتايج به لحاظ آماري معني دار و مبتني بر تحليل رگرسيون هستند.

 مقدمه

هنگامي كـه هواگرم است، فروشگاه‌هاي شركت «سون- الون- جپن» (7-ELEVEN) در توكيو مقدار زيادي غذاي ژاپني سرد آماده فروش دارند. در روزهاي سرد نيز غذاي گرم فراوان براي فروش حاضر است. گويا كاركنان فروشگاه‌هاي اين شركت از آن‌چه مشتريان خود مي خواهند، فراوان دارند. در حقيقت آنها سه بار در روز غذاي تازه سفارش مي دهند و دريافت مي كنند. تصادفي نيست كه اين شركت، سودآورترين خرده فروش ژاپن است. سود ناخالص آن در سال 2004 بالغ بر 30 درصد يعني شش برابر سود ناخالص در سال 1977 شد.

شركت ژاپني مذكور در واقع يك سازمان با درايت در به كارگيري IT است. در نتيجه هماهنگ كردن ترجيحات، اولويت‌ها و فعاليت‌هاي محلي با سرمايه گذاري‌ها، مغازه ها دائماً در ارائه محصولات جديد، موفق ظاهر مي شوند. هر فروشگاه نوعي در هر سال 70 در صد محصولات خود را جديد مي كند.

مديران فروشگاهها به طور مرتب داده‌هاي گرافيكي را از فروش، شرايط آب و هوايي و اطلاعات محصول دريافت مي‌كنند؛ از اين رو دقيقاً مي دانند چه تعداد بسته غذا سفارش دهند.

اين شركت ، سرمايه گذاري IT خود را به صورت اثربخش انجام مي دهد و به شكلي سبد دارايي IT را مديريت مي‌كند كه دائماً با استراتژي كسب و كار خود هماهنگ باشد. كاركنان فروشگاهها‌ي شركت مهارتهاي خود را براي ايجاد شفافيت در يك زير ساخت اطلاعاتي تقويت مي كنند. اين زير ساخت 70 هزار كامپيوتر را در فروشگاهها، مراكز كنترل و سايت هاي تامين كنندگان به هم مرتبط مي كند.

اولين هدف اين مقاله اين است كه نشان دهد سرمايه گذاريهاي IT به تنهايي قادر نخواهند بود نسبت به رسيدن به تمام اهداف كسب و كار اطمينان بدهند، هرچند كه تركيب مناسبي از سبد دارايي IT ايجاد كرده باشند. تحقيقات نشان مي دهد كه شركتها به واسطه يك سري توانايي‌ها و اقدامات كه متقابلاً همديگر را تقويت مي‌كنند، قادر خواهند بود، مقادير قابل توجهي از ارزش افزوده به ازاي هر دلار سرمايه گذاري در IT كسب كنند.

در مطالعه اي كه طي 5 سال روي 147 شركت انجام شد، دريافتيم كه درايت IT بسيار موثر است. شركتهايي كه درايت بالايي در IT داشتند، به ازاي هر دلار سرمايه گذاري، سود خالص بالاتري نسبت به متوسط صنعت در سال بعد كسب كردند و برعكس شركتهاي با درايت پايين در IT در سال بعد با كنترل بقيه عوامل، سود خالص كمتري حاصل كردند.

مفهوم «درايت IT » به معناي كاربرد پيوسته و برنامه ريزي شده اي از يك سري صلاحيتها و رويه هاي مرتبط است كه روي هم رفته منشا ايجاد ارزش بيشتر از سرمايه گذاريهاي IT مي شوند.

تجديد نظر در ارزش دارايي‌هاي IT

فنون سرمايه گذاري موفق در سبد سهام IT، حوزه بحث را از مسائل فني به مسائل راهبردي تغيير مي دهد و اين تغيير به واسطه به كارگيري يك نگرش تجاري به سرمايه گذاريهاي IT است. نتيجه آن عبارت است از تخصيص داراييهاي IT به شكلي كه مناسب شرايط شركت باشد.

در تحقيق ما چهار طبقه گسترده از سرمايه گذاريهاي IT شناسايي شدند: مبادله‌اي، اطلاعاتي، راهبردي و زيرساختي‌. سرمايه گذاريهاي مبادله‌اي عمدتاً جهت كاهش هزينه ها يا افزايش بازده ناشي از همان هزينه به كار گرفته مي شوند. (مثل سيستم پردازش تجاري يك شركت دلالي) سرمايه گذاريهاي اطلاعاتي براي اهدافي همچون حسابداري، گزارش، ارتباطات، تحليل و متابعت اطلاعات فراهم مي كنند. سرمايه گذاري راهبردي در جهت كسب مزيت رقابتي به وسيله پشتيباني از ورود به بازارهاي جديد يا توسعه محصولات و خدمات جديد يا فراگردهاي كسب و كار به كار مي رود. سرمايه گذاريهاي زيرساختي، خدمات مشترك IT هستند كه با كاربردهاي چندگانه به كار گرفته مي‌شوند. (مانند سرورها، شبكه‌ها، لپ تاپ ها و پايگاههاي داده مشتري) بسته به نوع خدمت، سرمايه گذاريهاي زيرساختي نوعاً ايجاد پايگاه منعطفي در مسير ابتكارات آينده كسب و كار يا كاهش هزينه هاي بلند مدت IT را از طريق مستحكم كردن آن هدف مي گيرند.

هر نوعي از سرمايه گذاري نمايانگر طبقه متفاوتي از دارايي IT با ريسك و بازده منحصر به فرد خود است.

شركتهايي كه در سال 2005 مطالعه شدند، به طور متوسط 46 درصد از كل سرمايه گذاري IT خود را براي زير ساختها تخصيص دادند. سيستم هاي مبادلاتي كه استفاده كننده از زير ساخت هستند، 26 درصد از هزينه‌هاي متوسط IT را تشكيل مي دهند. به لحاظ مفهومي سيستم هاي راهبردي و اطلاعاتي در بالا قرار مي گيرند و از سيستم هاي مبادلاتي و زير ساختي بهره مي گيرند. سيستم هاي اطلاعاتي، 17 درصد و سيستم هاي راهبردي 11 درصد متوسط سرمايه گذاري IT را تشكيل مي‌دهند. البته سرمايه گذاري در هر پروژه‌اي مي تواند در يك يا چند طبقه از اين طبقات جاي گيرد.

مديريت سبد دارايي IT در حال تبديل به يك روش متداول براي كمك به تيم‌هاي مديريت است تا سرمايه گذاريهاي IT خود را با اهداف راهبردي كسب و كار همسوكنند. تفكر«سبد دارايي» به ما كمك مي كند كه بفهميم سازمان ما از چه نوع است و ميزان ريسك و خصوصاً حوزه فعاليتهاي راهبردي كسب و كار ما را تعيين مي كند.

 سود ناشي از چهار طبقه داراييهاي IT

رويكرد تخصيص سبد سهام از آن جهت مؤثر است كه به جاي آنكه تمركز آن برخود فناوري باشد بر اهميت چگونگي استفاده از فناوري تاكيد مي كند. لازمه تخصيص معقول دارايي اين است كه مدير نسبت به اهداف خود و مسئوليتها كاملاً شفاف سازي كرده باشد. هر طبقه اي از دارايي، به انواع مختلفي از ارزش كسب و كار مرتبط است. (شكل1) براي مثال سرمايه گذاري در طبقه مبادلاتي منجر به كاهش هزينه ها مي شود؛ چنانكه IT امكان دستيابي به اطلاعات ردگيري مجاني بسته را روي وب سايت فراهم مي آورد.

 پاداش درايت IT

روشن است كه شركتهايي كه سرمايه گذاريهاي IT را با راهبرد كسب و كار خود همسو مي كنند، نسبت به رقباي خود در بعد عملكرد مطلوب پيشي مي گيرند. اما صرف سرمايه گذاري با مقادير درست در طبقات مناسب كافي نيست، بلكه قابليتهاي مديريتي نيز لازم است تا بازده بالاتر از متوسط صنعت حاصل از سرمايه گذاري IT به دست آيد.

هر شركت بر حسب رويه ها ، اقدامات و قابليتها ، ميزان درايت IT خود را تعيين مي كند. يك سال پس از انجام سرمايه گذاري، شركتهايي كه هوش و درايت بالاتري در IT داشتند، عملكرد بالاتري در هر دلارِسرمايه گذاري شده نسبت به بقيه داشتند. درحقيقت درايت IT، يك پاداش و اضافه ارزش مالي بالايي را نتيجه مي‌دهد.

بازده ناشي از زيرساختها كه بزرگترين طبقه ي دارايي IT را تشكيل مي دهند، به طور برجسته اي تأثير درايت IT را مي‌نماياند. به ازاي هر دلار سرمايه گذاري در زيرساختها، شركتهاي با درايت بالاي IT ، در سال بعد به طور متوسط 247 دلار سود خالص بالاتري داشته اند. زير ساخت IT، شالوده تمام سرمايه گذاريهاي IT شامل شبكه ارتباطات، اطلاعات تقسيم شده مشتري، لپ تاپ، مراكز داده و سرورها مي شود و نزديك به نيمي از كل سرمايه‌گذاريهاي IT را شامل مي شود.

شركتهاي با درايت IT بالا، به خاطر سرمايه گذاريهاي مبادلاتي خود كه به جهت خودكاركردن تبادلات تكراري، كاهش هزينه و افزايش بازدهي به كار مي رود، عملكرد بهتري از خود نشان مي دهند. در سازمانهاي با ادراك و درايت IT بالا، ديجيتال كردن فرايندها منجر به خلق محصولات و خدمات ابتكاري جديد مي شود. اين موفقيت حاصل آزاد شدن ذهن مديران و در نتيجه فراهم شدن امكان نوآوري آنان روي پايگاه اين فراگردهاي ديجيتال است. IT راهبردي به خاطر اهداف خود كه خلق ارزش جديد كسب وكارو يا رشد است، هميشه يك طبقه ي دارايي با بازده و ريسك بالاست. اما شركتهاي با خلاقيت IT بالا ريسك هاي ذاتي سرمايه‌گذاري راهبردي را كاهش مي دهند و سودآوري و نوآوري بالاتري دارند. در چنين شركتهايي مشاركت مديريت و فرهنگ به كارگيري IT در كسب و كار، ضرورتاً در جهت سرمايه گذاري راهبردي موفقيت آميز در IT است. سازمانهايي كه درايت IT چشمگيري دارند، در طبقه اطلاعاتي نيز توان سودآوري ويژه اي را به نمايش مي گذارند كه اين امر نتيجه ضوابط و قواعد لازم براي استفاده اثربخش از مجموعه مشترك از اطلاعات است.

در مقابل، سازمانهاي با درايت IT پايين، تداعي كننده بازده پايين از تمام طبقات سرمايه گذاري در سبد سهام IT هستند. هزينه هاي صرف شده موجب هرز مي رود و بهتر است چنين سازمانهايي سرمايه گذاريهاي IT خود را به حوزه هاي ضروري محدود كنند و سبد سهام خود را متناسب با انواعِ با ريسك پايين تنظيم كنند تا هنگامي كه ادراك IT خود را بهبود بخشند.

مديريت سبد دارايي IT، درحال تبديل به يك روش متداول براي كمك به تيم‌هاي مديريتي است تا سرمايه گذاريهاي IT خود را با اهداف راهبردي كسب و كار همسو كنند.

 ويژگيهايي كه درايت IT را ايجاد مي‌كنند

شركتهاي با درايت زياد در IT، پنج عامل را در خود تقويت كرده اند كه اين عوامل متقابلاً همديگر را تقويت مي كنند. سه ويژگي اول اقداماتي هستند كه به كاربرد مرتبط‌اند و دو خصوصيت آخر، شايستگيهايي هستند كه براي درايت بالا در IT لازم هستند. همه اين ويژگيها براي ادراك بالاي IT لازم‌اند اما دربرگيرنده تمام شايستگيهاي شركتهاي با درايت بالا در IT نمي شوند. در ادامه اين اقدامات و شايستگيها آمده است.

1- IT براي ارتباطات: شامل كاربرد وسيع كانال هاي الكترونيك مانند پست الكترونيك، اينترانت و ابزارهاي بي سيم براي ارتباطات دروني و بيروني و شيوه‌هاي كاري مي‌شود.

2- كاربرد اينترنت: عبارت است از به كارگيري ساختارهاي اينترنت در فراگردهاي كليدي مانند مديريت نيروي فروش، سنجش عملكرد كاركنان، آموزش و حمايت از مشتري پس از فروش.

3- مبادلات ديجيتال: عبارت است از درجه بالاي ديجيتال شدن مبادلات تكراري شركت بويژه فروش، تعامل با مشتري و خريد.

4- مهارتهاي IT در سراسر سازمان: يعني توانايي تقريباً تمام كاركنان در استفاده اثربخش از. IT همين طور مهارتهاي زياد فني و مرتبط با كسب و كار در نيروي كار IT، مهارتهاي قوي IT در نيروي كسب و كار و نيز تأمين كافي نيروي كار با تخصص بالا از بازار. شركت «سون- الون -جپن» 200 هزار كارمند خود را آموزش مي دهد تا داده هاي در دسترس به هنگام فروش را در كنار اطلاعات محصول، پيش بيني آب و هواي محلي، جمعيت شناسي منطقه و الگوهاي خريد به كارگيرند تا نوع محصول مورد تقاضا را در هر مغازه پيش بيني كنند.

5- مشاركت و درگيري ثابت مديريت: يعني تعهد مديريت ارشد براي استفاده اثر بخش از IT. مديران واحدها كاملاً درگير تصميمات IT و نيز تقويت مشاركت بين نيروي كار IT و واحدهاي كسب و كار هستند تا زمينه خلق ارزش توسط سرمايه گذاريهاي IT را فراهم كنند. تعهد بالاي مديريت موجب مي شود تا مديران رده‌هاي پايين تر بيشتر درگير تصميمات IT بشوند. در عوض اين رويكرد موجب ايجاد مهارتهاي گسترده IT از طريق برنامه‌هاي آموزشي رسمي و غيررسمي خواهد شد.

هفت راه براي استخراج ارزش بيشتر كسب و كار از سبد سهام IT

در تحقيق انجام شده، بازده ناشي از انواع مختلف سرمايه گذاري IT در شركتها شناسايي شدند و نتايج نشان داد كه بازده بالاتر به وسيله جوركردن شيوه ها و صلاحيتهاي درايت IT با سبد دارايي IT قابل تحصيل است. در ادامه هفت پيشنهاد براي جور و همسو كردن درايت IT با تركيب دارايي IT ارائه مي شود:

1- شناسايي سبد دارايي كنوني و سالهاي گذشته مربوط به IT

با استفاده از طبقه بندي سبد دارايي ارائه شده، سبد سهام IT شركت خود را براي سه سال اخير و نيز ميزان پيشنهاد شده براي سال بعد را ارزيابي كنيد. در يك كميته سرمايه گذار ي IT يا جلسه مديريت بررسي كنيد كه آيا اين سرمايه‌گذاريها مناسب استراتژي شركت هستند يا خير.

2 - عملكرد سطوح دارايي IT و معيارهاي كسب و كار خود را شناسايي كنيد.

از آنجا كه نوع كسب و كار و واحدهاي مربوط آن، يك راهبرد و ادراك و درايت متفاوت IT دارند، سنجش و مقايسه همسويي اهداف، اقدامات، قابليتها و سبد دارايي IT آنها كمك مي كند تا نقاطي كه سرمايه گذاريهاي IT بدرستي انجام شده است و نيز تغييراتي كه بايد لحاظ شود، شناسايي شوند.

3- شناخت و پيگيري درايت سازمان شما در IT

درايت IT بايد ارزيابي و بخوبي مديريت شود. پنج رويه و صلاحيت مذكور يك نقطه شروع مناسب را فراهم مي كنند. مجدداً مقايسه درايت IT بين واحدهاي متعدد كسب و كار آموزنده است. شركتها يا واحدهاي كسب و كار با درايت كم در IT لازم است سبد دارايي IT خود را به سمت سرمايه گذاريهاي كم ريسك تر اطلاعاتي و مبادلاتي سوق دهند. در همين حالت، شركتهاي با درايت كم IT مي توانند تمركز خود را بر توسعه رويه ها و قابليتهايي ببرند كه داراي بيشترين اهميت در طبقه دارايي بوده است وضمناً بالاترين سرمايه گذاري را در آن كرده اند.

جهت توسعه درايت IT با ويژگيهايي شروع كنيد كه بيشترين تاثير را در مهمترين طبقه دارايي سبد سهام IT مي‌گذارند.

4 - سبد دارايي را متوازن كنيد.

با لحاظ كردن مراحل قبل، مديريت ارشد بايد قضاوت مناسبي از سبد دارايي IT خود داشته باشد. مبناي اين قضاوت عبارت است از ادراك او از راهبرد، تمايل او به ريسك كردن، درايت IT سازمان، اقتصاد، سرمايه موجود و ديگر موارد. داشتن يك رويه مشخص براي سبد دارايي IT اين قضاوت را بسيار شفاف مي كند.

 5- سبدهاي دارايي را سالانه و به هنگام وقوع تغييرات عمده مجدداً وزن گذاري كنيد.

هنگامي كه شركتها به درجات بالايي در درايت IT مي رسند، مي‌توانند سرمايه‌گذاري بيشتري در IT داشته باشند.

 6- نگرش سبد دارايي IT را وارد چارچوب مديريت IT كنيد.

مديريت اثربخش IT، حق تصميم و نيز چارچوب مسئوليتها را براي حصول اطمينان از طرحهاي درست IT مشخص مي كند. سرمايه گذاري IT يكي از تصميمات كليدي است. مديريت اثربخش مي تواند اصول سرمايه گذاري IT را در يك فراگرد قابل تكرار نهادينه كند. اين فراگرد قابل فهم و پيگيري توسط تمام مديران بوده و با سيستم پاداش و تنبيه شركت مرتبط است.

 7- يادگيري از مرورهاي پس از اجرا و آموزش رسمي

بسياري از شركتها در آموزش و يادگيري IT به اندازه كافي سرمايه گذاري نمي كنند. همچنين بسياري از شركتها خود را از يادگيري فراهم شده در نتيجه مرور و بازبيني پس از اجراي پروژه يا حتي حين اجرا محروم مي‌كنند.

نتيجـه گيـري

شركتهاي با درايت متوسط يا پايين IT قادر خواهند بود بدون هيچ سرمايه گذاري جديد در فناوري، بازده خود را افزايش دهند و ريسك IT خود را كم كنند. اين دليل به تنهايي براي رهبران كسب و كار كافي است تا اين موضوع را مورد توجه قرار دهند.

مهمتر از اين، داستان درايت IT حكايت يك پتانسيل بالفعل نشده و حكايت پول دست نخورده اي است كه مي تواند رقبا را با يك مزيت رقابتي قدرتمند مواجه كند. در زمان رقابت بي رحمانه در سراسر جهان، مديران بايد نتايج عدم غني سازي درايت IT خود را درك كنند. آنها بايد پاسخهايي را براي بهترين بهره برداي از فناوري در سازمانهاي خود بيابند و به اين سوال بسيار جدي پاسخ دهند كه: آيا ما براي سال 2010 و بعد از آن به اندازه كافي در IT با درايت خواهيم بود؟

 منبع:

WEILL, PETER AND SINAN, ARAL, GENERATING PREMIUM RETURNS ON YOUR IT INVESTMENTS, MITSLOAN MANAGEMENT REVIEW, WINTER 2006 PP 39-48.

منبع مقاله : ماهنامه تدبير شماره 188