مراحل پياده سازي نظام مديريت عملكرد
عنوان مقاله : مراحل پياده سازي نظام مديريت عملكرد
نویسنده : دكتر ايرج سلطاني
گرد آوری و تنظیم : مانوئل ا.
چكيده
براي عملي كردن نظام حاكم بر مديريت عملكرد، طراحي و اجراي آن به شكل عملياتي در سازمان ضروري است. مديريت عملكرد با يك روش جامع نگر كليه عوامل و مولفه هاي درگير در كار سازمان را تحت مديريت قرار داده و نهايتاً عملكرد مطلوبي از آنها به دست مي دهد و از نتايج مطلوب به عنوان سرمايه اصلي بهره وري، بهره برداري مي كند. مديريت عملكرد ضمن بهبود شايستگي فعلي افراد و كل سيستم، ايجاد ارتباط بين شايستگي فرد با كاركرد واقعي شان را نيز مدنظر دارد. باتوجه به اهميت نقش مديريت عملكرد در توسعه منابع انساني و بهبود عملكـردهاي سازماني، اين مقاله كه مبتني بر تجارب عملي نگارنده در يكي از موسسات بزرگ صنعتي است، براساس تئوري هاي عمل (PRACTIC THEORY) تدوين يافته است.مولفه هاي مديريت عملكرد
فرآيند مديريت عملكرد به نحوي بنا شده است كه بايد از طريق تضمين بهبود مستمر عملكرد افراد و گروهها در جهت بهبود راهبردي و اثربخشي سازماني طراحي شود. (1) مديريت عملكرد بخشي از مديريت منابع انساني است كه وظيفه آن ايجاد ارتباط بين مديريت بوده و در فرآيند ارزيابي عملكرد، ابتكارات و خلاقيتهاي افراد را نيز در نظر دارد. مديريت عملكرد ضمن بهبود شايستگي فعلي افراد و كل سيستم ايجاد ارتباط بين شايستگي فرد با كاركرد واقعي شان را مورد توجه قرار داده و (هماهنگ سازي شايستگي بالقوه با عملكرد و توانايي بالفعل) به دنبال بهبود و توسعه شايستگيهاي جديد افراد براي هماهنگي با فناوريهاي مدرن و دنياي متحول فرد است.(2) استفاده از مدل بهبود سازمان (THE ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT MODEL) براي ارزيابي اثربخشي سازمـاني زمينه هاي پياده سازي مديريت عملكرد را بهتر فراهم مي كند زيرا مدل فوق بر مواردي همچون رفتار سرپرستان نسبت به زيردستان، روحيه جمعي. اعتماد متقابل و آزادي مديريت در هدف گذاري تاكيد دارد. براي تركيب و هماهنگي اهداف و نيازهاي سازمان به منظور رشد سازماني و بهبود سيستم بايد دانش و تكنيك هاي علوم رفتاري به كار گرفته شود تا سازماني به وجود آيد كه در آن توانائيهاي هريك از اعضا به طور كامل مورد استفاده قرار گيرد.(3)مديريت عملكرد داراي مفهوم پيچيده و مشكلي است كه تبيين آن كار ساده اي نيست و لازم است از ابعاد مختلف مورد بررسي قرار گيرد. ابعاد چهارگانه مفهوم مديريت عملكرد را مي توان در شكل شماره 1 نشان داد.
از مدل مديريت عملكرد بايستي ويژگيهاي مثبت را مورد توجه قرار داد و براي جاري كردن آن در سازمان تلاش كرد. براين اساس، عوامل مثبت و منفي در مديريت عملكرد در جدول شماره«1» ذكر شده تا بهتر بتوان عوامل منفي را كم رنگ و از عوامل مثبت به عنوان چهارچوب هماهنگ استفاده كرد.
براي استقرار نظام مديريت عملكرد در سازمانها طي مراحل مختلفي نياز است كه به صورت خلاصه مي توان مراحل مربوطه را به شرح زير بيان كرد:
1 - بررسي پيش نيازهاي نظام مديريت عملكرد:
براي طراحي و اجراي نظام مديريت عملكرد لازم است ابتدا در مورد پيش نيازهاي آن در سازمان بررسي و سپس دست به طراحي آن زد. به طور كلي فهرست وار پيش نيازهاي اصلي نظام مديريت عملكرد كه در عمل تجربه شده و مورد نياز است را مي توان به شرح زير بيان كرد:
وجود نمودار و ساختار سازماني مناسب و متعادل در سازمان؛
وجود احساس نياز به نظام مديريت عملكرد (ارزيابي عملكرد) در سازمان؛
حمايت مديريت ارشد سازمان از نظام مديريت عملكرد؛
بومي سازي نظام مديريت عملكرد در سازمان؛
تمايز قائل شدن بين نظام مديريت عملكرد و نظام پاداش دهي در سازمان؛
پذيرفتن اين اصل كه با استقرار مديريت عملكرد همه مشكلات سازمان را نمي توان يكجا حل كرد.
2 - مرحله انتخاب مدل مناسب مديريت عملكرد براي سازمان:
براي استقرار نظام مديريت عملكرد يك چهارچوب نظري و مدل مناسب به عنوان زيربناي كار مورد نياز است. در اين راستا براي انتخاب مدل مناسب عملكرد براي هر سازمان لازم است. مدل هاي موجود مورد بررسي قرار گرفته و متناسب با شرايط فرهنگي، توليدي، نيروي انساني و... سازمان، مدلي مناسبي انتخاب و معرفي گردد. در اين راستا شكل شماره 2 براي شروع طراحي نظام مديريت عملكرد كه براي سازمانهاي صنعتي و توليدي مناسب است، پيشنهاد مي گردد.
3 - مرحله بومي كردن مدل مديريت عملكرد در سازمان:
براي اينكه مدل مديريت عملكرد بتواند در سازمان اجرا شود، لازم است كه آن را بومي كرد. منظور از بومي كردن مدل اين است كه ابعاد مدل با شرايط مختلف انساني، فرهنگي، و... در سازمان سازگار شده و سازمان آن را بپذيرد. براي بومي كردن مدل مراحل زير بايستي طي شود.
الف - توجيه مقدماتي نظام مديريت عملكرد: در اين مرحله با تشكيل
جلسات آگاه سازي لازم است كليات و مفاهيم اساسي و اهداف و فلسفه نظام
مديريت عملكرد براي كاركنان تشريح گردد. در اين مرحله لازم است براي كليه
مديران عالي و مياني و 20 درصد از كاركنان سطوح ديگر سازمـان آموزش و
آگاهي رساني لازم صورت گيرد.
ب - نظرخواهي در مورد كليات طرح مديريت عملكرد: در اين مرحله با
تدوين پرسشنامه اي كه حاوي كليات و مفاهيم اساسي نظام مديريت عملكرد است
در مورد لزوم و مناسب بودن مدل ارزيابي عملكرد از سطوح مختلف سازمان
نظرخواهي صورت مي گيرد. براي انجام اين مرحله لازم است از 20 درصد كاركنان
سازمان در سطوح مديران عالي، مديران مياني و سرپرستان، نظرخواهي صورت گيرد.
پس از جمع آوري اطلاعات در مورد كليات طرح و اينكه به لزوم طراحي نظام
ارزيابي صحه گذاشته شد و چهارچوب و خطوط كلي طراحي مشخص گرديد در اين
مرحله لازم است در مورد جزئيات و ابعاد مدل معرفي شده مديريت عملكرد از
كاركنان سازمان نظرخواهي شده و با مشاركت دادن آنها، بومي ساختن مديريت
عملكرد را بيمه كرد.
در اين مرحله انجام اقدامات زير لازم به نظر مي رسد:
جمع بندي نتايح نظرخواهي اوليه و انتقال آن به كاركنان؛
انتخاب 20 درصد از كاركنان سازمان به روش آماري و علمي در سطوح مختلف؛
تدوين بانك اطلاعاتي در مورد عوامل ارزيابي عملكرد؛
انجام نظرخواهي در مورد عوامل ارزيابي عملكرد در مورد فرد، واحد و سازمان؛
انتخاب عوامل ارزيابي كه بيشترين فراواني را در ابعاد فرد، واحد و سازمان داشته است.
4 - مرحله شروع طراحي و پياده سازي: در اين مرحله باتوجه به جمع آوري
اطلاعات در مراحل قبلي كار طراحي و تدوين بنيادهاي نظام مديريت عملكرد
شروع مي شود. مرحله طراحي نيازمند بررسي دقيق و همه جانبه كارشناسي دارد
كه بتوان اطلاعات و داده هاي جمع آوري شده را خوب پردازش كرد و آنها را با
همديگر تركيب و به نحو مطلوبي از آنها ايده گرفت. در مرحله طراحي و پياده
سازي اقدامات زير بايستي صورت گيرد.
الف - طراحي فرم هاي ارزيابي عملكرد: در اين مرحله با درنظر گرفتن
شرايط سازمان و اهداف ارزيابي عملكرد فرمهاي مربوطه طراحي مــــي گردد.
طراحي هايي كه در اين مرحله لازم است عبارتند از:
طراحي فرم ارزيابي
عملكرد فردي كه در آن عوامـل مورد نظر سازمان كه بيشترين فراوانـي را در
نظرخواهي ها داشته در آن گنجـانده مـــي شود؛
طراحي فرم ارزيابي عملكرد واحدي كه عوامل آن از بين عواملي كه بيشترين فراواني را داشته در نظر گرفته خواهد شد؛
طراحي فرم ارزيابي عملكرد سازماني كه عوامل آن از بين عواملي كه بيشترين فراواني را در نظرخواهي ها داشته انتخاب مي گردد.
ب - طراحي و تعيين امتيازات: امتيازات مربوط به عوامل ارزيابي در
سطوح مختلف با هم متفاوت هستند، در هنگام طراحي فرم هاي ارزيابي عملكرد
لازم است، اصول زير مورد توجه قرار گيرد:
توزيع مناسب و علمي امتياز كلي ارزيابي عملكرد در بين عوامل ارزيابي فردي، واحدي و سازماني؛
توزيع مناسب و علمي امتياز ارزيابي عملكرد فردي در بين عوامل آن؛
متفاوت كردن امتياز عوامل ارزيابي عملكرد افراد در سطوح مختلف؛
تعيين سقف امتياز هر عامل ارزيابي در ارزيابي عملكرد فردي؛
متفاوت كردن امتياز عوامل ارزيابي واحدي در واحدهاي مختلف عملياتي،
ستادي و نيمه ستادي؛
تعبيه محلي براي ذكر وقايع حساس براي ارزيابي عملكرد افراد.
ج - طراحي گردشكار اجرايي: براي اينكه نظام ارزيابي عملكرد پس از
طراحي خوب اجرا گردد، لازم است كليه مراحل با رعايت دو اصل خلاصه نويسي و
سادگي تدوين و در اختيار افراد قرار گيرد كه اين امر نياز به طراحي
كارشناسي دارد، در اين مرحله لازم است گردشكارهاي زير طراحي شود:
- نحوه انجام ارزيابي فردي با تمام جزئيات و مدت و...؛
- نحوه ارزيابي واحدي با تمام مراحل و ابعاد آن؛
- نحوه انجام ارزيابي سازماني با تمام مراحل و ابعاد آن؛
- نحوه تعيين انتظارات ارزيابي كننده و ارزيابي شونده از همديگر؛
- نحوه تعديل خطاها در ارزيابي عملكرد؛
- نحوه استفاده از نتايج ارزيابي عملكرد در بهبود كار؛
- گردشكار مربوط به تعاريف عملياتي عوامل ارزيابي عملكرد به منظور عيني كردن آن.
د - مكانيزه كردن نظام مديريت عملكرد: باتوجه به اينكه انجام
ارزيابي عملكرد به صورت رايج موجب اتلاف وقت شده و از دقت آن كاسته مي
شود، بهتر است نظام مديريت عملكرد به ساير سيستم هاي مديريت منابع انساني
وصل شود تا بتوان هم ارزيابي عملكرد را به خوبي انجام داد و هم بــــا
يكپارچگي كه به وجود مي آيد از نتايج ارزيابي عملكرد استفاده كرد، به طور
كلي، مزاياي مكانيزه كردن نظام مديريت عملكرد در سازمان را مي توان به
صورت فهرست وار به شرح زير بيان كرد:
جلوگيري از اتلاف وقت و انرژي؛
حاكم شدن روش ارزيابي عملكرد بااستفاده از فناوريهاي نوين ارتباطي؛
قابل كنترل شدن نظام ارزيابي عملكرد؛
اخذ گزارشهـاي متنوع و مورد نياز از نظام رايانه اي؛
تحليل بهتر نتايج ارزيابي عملكرد؛
مقايسه بهتر نتايج ارزيابي عملكرد در كل سازمان و استخراج مواد غير متعارف.
5 - مرحله فرهنگ سازي: مرحله فرهنگ سازي اساسي ترين مرحله در طراحي
نظام مديريت عملكرد محسوب مي شود. درصورت پذيرش آن از سوي سازمان اجراي
خوب طراحيهاي انجام شده، نتايج و دستاوردهاي قابل قبولي براي سازمان به
دنبال دارد. فرهنگ سازي براي نظام مديريت عملكرد مشكل و وقت گير است و
لازم است كه اين كار باحوصله پيگيري شود. شروع كار نظام مديريت عملكرد به
دليل تجارب قبلي افراد و ناقص اجراشدن نظامهاي ارزيابي عملكرد در گذشته
سازمان، مقاومتها و بعضاً بي تفاوتي هايي در سازمان وجود دارد كه با فرهنگ
سازي مي توان آن را تبديل به پذيرش كرد. در فرهنگ سازي اصلاح ذهنيت افراد
نسبت به نظام مديريت عملكرد از اهميت ويژه اي برخوردار است. به طور كلي،
با مكانيسم هاي زير مي توان در زمينه نظام ارزيابي عملكرد فرهنگ سازي
معقول و مطلوبي انجام داد.
الف - آموزش توجيهي: در اين مرحله لازم است پس از طراحي و آماده
شدن طرح در مورد اهداف طرح، چگونگي شكل گيري نظام مديريت عملكرد، نحوه
اجراي آن، كلاسهاي عمومي و خاص در سطوح مختلف سازمان برگزار شود، تجربه
نگارنده بيانگر اين است كه با آموزش توجيهي قسمت اعظم فرهنگ سازي تحقق مي
يابد.
ب - تهيه بروشورهاي عملي: با تهيه بروشورهاي عملي كه خلاصه و ساده تهيه شده با توزيع آن در بين كـــاركنان مي توان به فرهنگ سازي كمك كرد.
ج - حمايت و تاكيد مديريت ارشد سازمان: در صورتي كه مجموعه مديريت
ارشد سازمان از نظام مديريت عملكرد حمايت كند كمك بسيار زيادي به فرهنگ
سازي و جدي گرفتن نظام مديريت عملكرد خواهد شد.
د - اصلاح ساختار شغل: يكي از راههاي موثر فرهنگ سازي جهت اجراي
موثر نظام مديريت عملكرد، اصلاح ساختار شغل كاركنان در تمام سطوح سازماني
است. در اين زمينه بايستي در شرح وظايف افراد تغييرات لازم صورت گيرد و
انجام ارزيابي عملكرد براي سرپرستان و مديران و... جزو وظايف سازمان محسوب
شود تا بخشي از فعاليتهاي روزانه و ماهانه خود را به اين امر (همانند ساير
فعاليتهاي اصلي شغل) اختصاص دهند و كاركناني كه قرار است ارزيابي شوند نيز
ارزيابي شده و آمادگي جهت ارزيابي در ساختار شغل و وظايف آنان قرار گيرد.
باانجام چنين اصلاحاتي ارزيابي عملكرد جزو فرهنگ كاري كاركنان سازمان مي
گردد.
6 - مرحله اجراي آزمايشي - نهادي: پس از طي مراحل مختلف ذكرشده
لازم است نظام ارزيابي عملكرد به صورت آزمايشي به مورد اجرا درآيد. فلسفه
اجراي آزمايشي همانند فلسفـــه راه اندازي تجهيـزات و ماشين آلات يك
كارخانه توليدي است. در مرحله راه اندازي تجهيزات يك كارخانه توليدي از
ابتداي خط توليد تمام تجهيزات تست شده و راه اندازي و به مرور وارد مرحله
بهره برداري مي گردد. نظام ارزيابي عملكرد نيز از اين قاعده مستثني نيست و
بايستي قبل از اجراي رسمي به صورت آزمايشي و نيمه رسمي اجرا و پس از رفع
نقاط ضعف و ايرادات احتمالي در فرآيندهاي رسمي سازمان قرار گيرد.
مراحل اجراي آزمايشي نظام مديريت عملكرد عبارتند از:
- انتخاب يك واحد نمونه در سازمان كه بتواند منعكس كننده كل سازمان باشد؛
- توجيه ويژه و خلاصه نظام مديريت عملكرد براي واحد نمونه؛
- تعيين محدوده زماني براي اجراي آزمايشي؛
- اجراي نظام نامه ها و گردشكارهاي تدوين شده؛
- جمع آوري داده ها و تحليل و نتيجه گيري؛
- تدوين نتايج به دست آمده؛
- تثبيت نتايج و تعميم نتايح به كل سازمان و توصيه به اجراي نظام مديريت عملكرد در كل سازمان.
7 - مرحله به كارگيري نتايج مديريت عملكرد: آنچه به نظام مديريت
عملكرد مشروعيـت مــي دهد و لزوم آن در سازمان بيان مي كند به كارگيري
نتايج حاصل از آن است، اگر از نتايج به دست آمده از مديريت عملكرد به خوبي
استفاده نشود، پس از مدتي بي تفاوتــــي و بـي اعتقادي بر نظام مستولي و
اثرات بسيار نامطلوبي براي سازمان به دنبال دارد، بنابراين، استفاده از
نتايج ارزيابي عملكرد به مقدار زيادي مي تواند در اصلاح افراد، فرآيندها و
روشها و عملكرد سازمان موثر باشد. براين اساس، مديران و دسـت اندركاران
سازمانهـا مي توانند از نتايج و دستاوردهاي مديريت عملكرد در مقوله هاي
زير بهره برداري كنند:
در پرورش منابع انساني از طريق شناخت نقاط ضعف و نارسائيها و تبديل آنها به نقاط قوت؛
تعيين نيازهاي آموزشي و يااصلاح استانداردهاي آموزشي مورد نياز در
سازمان؛
متعادل كردن سطح ذهنيت خود و كاركنان سازمان؛
ايجاد بستر كار گروهي و مشاركت عملي در سازمان؛
ترميم انگيزه هاي دروني جهت كار بهتر و بيشتر در منابع انساني.
8 - مرحله بازنگري و اصلاح نظام مديريت عملكرد: مديريت عملكرد يك
نظام، پوياكردن سازمانهاست كه خود بيشتر از هرچيزي نيازمند پوياماندن است.
براين اساس، در درون نظام مديريت عملكرد لازم است مكانيزمي طراحي شود كه
به صورت فرآيندي و دائمي نقاط ضعف و نارسائيهاي نظام مديريت عملكرد را
شناسايي و نسبت به رفع آنان گام بردارد، پويا نگهداشتن نظام مديريت عملكرد
با مكانيســـم هاي زير امكان پذير مي شود.
- نظرخواهي منظم و در فاصله هاي زماني مشخص از وضعيت نظام مديريت عملكرد؛
- انجام به موقع و جدي ارزيابي عملكرد در سازمان؛
- به روزكردن عوامل و مولفه هاي ارزيابي عملكرد متناسب با شرايط جديد سازمان؛
- حاكم كردن ارزيابي چندجانبه.
نتيجه گيري
مديريت عملكرد يكي از مباحث ويژه مديريت منابع
انساني استراتژيك است و ابزار مناسبي براي ارتقاي عملكرد كاركنان و سازمان
به حساب مي آيد.
در
صورتي كه مديريت عملكرد با ملزومات و پيش نياز آن در سازمان طراحي و اجرا
شود، مي تواند بخشي از مسائل و مشكلات سازمان را شناسايي و در جهت حل آنها
راهكارهاي عملي ارائه كند، مديريت عملكرد نگرش جامعي به عملكرد افراد و
سازمان دارد و با سازوكارهايي مشخص بين عملكرد فـردي و سازماني سينرژي
ايجـاد مــي كند.
منابع و ماخذ
1- مايكل، آرمسترانگ، راهبردهاي مديريت منابع انساني، ترجمه خدايار ابيلي و حسن موفقي، تهران: انتشارات فرا، بهار 1380، ص 127
2 - حسن، الماسي، از ارزيابي عملكرد تا مديريت عملكرد، مجله تدبير، شماره 56، مهر 1374، ص 28.
3 - عبدا..، كولوبندي، معيارهاي هفت گانه براي ارزيابي اثربخشي سازمان، مجله تدبير، شماره 56، مهر 1374، ص 28.
4 - MARK GOODRIGE THE LIMITS OF PERFORMANCE MANAGEMENT ER CONSULTANCE, 2001, P27-28.
5 - ANN GOMMIC, WHAT DOES PERFORMANCE MANAGEMENT, TOPICS, ER CONSULTANCE, 2001, PP3,4.
ايرج سلطاني: دكتراي مديريت آموزشي، مدرس دوره كارشناسي ارشد و تحقيقات نيروي انساني شركت فولاد مباركه
منبع : مجله تدبیر ، شماره 145
مقالات مرتبط با این موضوع :
الگوي مناسب مديريت عملكرد در بخش دولتي
الگويي براي ارزيابي عملکرد
هيئتهاي مديره ارزیابی
عملکرد پروژه های
مهندسی مجدد سه وجهی کردن مدیریت عملکرد
اثر بخش گسترش مديريت عملكرد ناب و
دستيابي به اهداف آن
- چنانچه در دانلود مقالات ، جزوه ها و ... موجود با مشکلی مواجه شدید ، میتوانید از طریق فرم تماس با ما یا قسمت نظرات مربوط به همان مطلب ، درخواست لینک دانلود دیگر نمایید.